• Mikkel Mojo

En guide til bedre møder

Opdateret: 28. dec. 2020

Et godt møde er et skabende møde. Møder er til for at informere, koordinere, beslutte, samarbejde og igangsætte - alt sammen aktiviteter, der bør føre til en forandring. Hvis ikke noget nyt er skabt, når vi forlader mødet, hvorfor skulle vi så holde det?


Langt fra alle møder giver værdi. Fra tid til anden kan et møde endda suge al energi ud af et team eller et arbejdsfællesskab. Mødet sparker os tilbage til det absolutte nulpunkt, hvor alt står stille, intet flytter sig, ingen værdi skabes. De fleste har været til møder, som de ville ønske de aldrig havde brugt tid på, fordi mødet blev oplevet som indholdsløst tidsspilde. Det faktum at mange - måske de fleste - har oplevet møder som indholdsløst tidsspilde, er et symptom på, at noget bør gøres.



Møder kan være rutineprægede praksisser - nærmest som religiøse ritualer. Ofte gælder det for rutinemøder, at hverken dagsorden eller referat bliver læst af mødedeltagerne, hvilket i sig selv er en kimende alarmklokke, der straks burde få alle til at flygte ud af mødelokalet. Men ingen tør droppe rutinemødet, fordi man i en kollektiv underbevidsthed agerer i en dysfunktionel konsensus om, at man ikke kan gennemskue konsekvenserne af ikke at holde møderne. For hvilke huller opstår og hvordan i alverden lapper vi dem?


Heldigvis findes der også gode, skabende møder.


Møder er et fantastisk sted at observere virksomhedskultur. Der findes ikke to organisationer, der holder møder på samme måde. Hvordan er dynamikken på mødet? Hvem taler og hvem taler ikke? Hvilke normer er på spil? Hvad må man og hvad må man ikke? Lytter deltagerne til hinanden? Siger de hinanden imod og gør de det i så fald på en ordentlig måde? Går man aktivt ind og hjælper hinanden med at træffe gode beslutninger? Eller er det utydeligt, hvorvidt der overhovedet bliver truffet beslutninger?


Møder er også et fantastisk sted at forandre virksomhedskultur. Det er de blandt andet, fordi møder i deres kerne er eksplicit strukturerede. Derfor kan man ændre på strukturen, udfordre formen og derved puffe lidt til organisationskulturen.


Her har I 3 gode råd til, hvordan I opnår et større udbytte af jeres møder


Møder skal planlægges og faciliteres

Mødelederen skal ikke blot udforme en agenda, han eller hun skal også tage stilling til, hvordan punkterne på dagsordenen skal behandles. For eksempel: hvilken information skal gives på mødet? Af hvem? Og vigtigste af alt: hvorfor? En god mødefaciliteter er hele tiden eksplicit omkring hvorfor, vi gør det, vi gør lige nu. Når der er en klar plan, der fortæller hvad vi laver og hvorfor, er det meget nemmere at styre mødet, så det bliver et effektivt møde. Man kan ikke forvente, at alle ved det, men man kan være helt sikker på, at ikke alle vil spørge hvad formålet er, hvis de ikke ved det. Send en mail til modefacilitering@mojoadvice.dk, så modtager du straks en skabelon til at forberede og facilitere skabende møder.


Check ind og ud af mødet

Når man samles i et mødelokale træder alle ind med en masse tanker om noget, der lige er sket, noget der sker imens mødet holdes eller noget, der skal ske på mødet. Ved check ind tager I en kort runde, hvor alle fortæller, hvad der fylder for dem lige nu. Det kan være hunden ligger på operationsbordet på dyrehospitalet. At din datter skal til en afsluttende eksamen. Eller at jeres afdeling er ved at lande en stor kontrakt. Når du har fortalt, hvad der fylder, så kan du bedre lægge det fra dig ligesom andre også bedre kan forstå dit mindset lige nu og her, hvor I skal gennemføre et møde sammen.


Mødedeltagerne skal enten forberede sig - eller aftale at lade være

Igen og igen hører man, at det er vigtigt for udbyttet af et møde, at deltagerne har forberedt sig. Og igen og igen hører man, at folk er trætte af, at andre ikke forbereder sig. Eller også har alle en fornemmelse af, at ingen forbereder sig og gør det derfor heller ikke selv, samtidig med at alle lader som om de har forberedt sig.


Når vi holder et møde giver vi vores tid til hinanden. Alle mødedeltagere har et ansvar for at sikre, at tiden er givet godt ud. Man skal respektere hinandens tid. Derfor: forbered jer, hvis I aftaler, at I skal forberede jer. Ellers skal I aftale noget andet. I stedet for at forberede jer forud for mødet kan I for eksempel bruge de første 10 minutter på at sidde i stilhed og kigge på dagsordenen, læse bilag og finde ud af, hvad I hver især vil med mødet. Så får man en langt mere flyvende og energisk start, når man går i gang.


Bryd formen

Alle punkter skal ikke behandles ens. Det handler både om skabe et dynamisk møde, hvor variationen føder ny energi ind i mødet, men også om at det jo ikke det samme, man skal opnå for hvert punkt på dagsordenen. Det bør være helt eksplicit hvad I skal have ud af hvert enkelt punkt på dagsordenen og hvordan kommer I dertil. Det skal facilitatoren have taget stilling til på forhånd. Formen undervejs kan brydes ved at facilitatorer applicerer forskellige procesværktøjer. En orientering fra en mødedeltager kan trække i langdrag, hvis ikke der er sat en klar tidsramme, og effekten af orientering kan være meget lav, hvis ikke der er en fælles refleksion efterfølgende. Det kan for eksempel være, at den der orienterer skal formulere et par spørgsmål, som vedkommende finder væsentlige i forlængelse af orienteringen. De andre deltagere kan også få at vide, at de alle bagefter skal komme med en kommentar og meget gerne et par spørgsmål til orienteringen. Selvom der blot er tale om en orientering, skal der gøres noget med det, for at det får en effekt.


Skab sammen

Brug processtrukturer til at brainstorme, så jeres hjerner arbejder sammen, kommer op i omdrejninger og skaber noget nyt i fællesskab. Her er to af mine yndlingsmetoder:


I kan lave en "ja-og”-runde, hvor I sammen udvikler ideer ved at den enkelte kobler sine ideer på de andres ideer gennem en positiv adoption af de andres ideer. Lad mig illustrere metoden med et eksempel: Den første siger ”Jeg synes, vi skal optimere vores arbejdsprocesser ved at øge koordineringen på tværs af afdelingerne." Den næste kan så sige ” Det er en god ide, fordi vi venter unødigt længe på hinandens input. Så synes jeg også vi bør have mere flydende deadlines, så sager ikke ligger og venter, når der ikke er behov for det.” Er den tredje uenig i dette, siger hun det ikke direkte, men fortsætter positivt: “Det er en god ide at arbejde med vores måde at sætte deadlines på, sålænge der blot sættes en dato for, hvornår noget bør være færdig, så vi stadig har nogen frister at styre efter. Og så synes jeg også…” Øvelsen kræver, at man både hører godt efter hvad hinanden siger og kan formulere sine egne ideer, så de supplerer de foregående ideer. Det kan være en god ide at forbyde ordene “men” og “ikke”. Det kan også være nødvendigt med en notattager, der ikke indgår aktivt i processen, men blot skriver.


En anden metode til at udvikle og brainstorme ideer og inspirere hinanden er lave tre felter på tavlen: ét til konkrete ideer, et til vilde ideer og ét til crazy ideer. I kan starte med at I hver især skriver jeres ideer på post-its i 5-10 minutter. Herefter fremlægger I én for én og placerer dem i én af de tre cirkler. Her kan I opleve, at en crazy ide pludselig ikke er helt så crazy alligevel eller at den inspirerer en af de andre deltagere til en idé, der er mere ladsiggørlig. Metodens vigtigste virkning er, at de skøre ideer, som man ikke normalt tør sige højt eller afskriver - måske lidt for hurtigt - nu får plads. Måske viser de sig at ære ikke så skøre endda.


Der er således rigtig meget, I kan gøre for at øge udbyttet af møderne - det er blot om at komme i gang.


Læs mere om, hvordan jeg kan støtte jeres organisationsudvikling og styrke jeres mødekultur.







11 visninger0 kommentarer

Seneste blogindlæg

Se alle

Mojo Advice c/o Mikkel Mojo Møller Johansen, Rorupvej 25, 4320 Lejre, Danmark.

Email: mikkel@mojoadvice.dk

Privatlivspolitik

© Mojo Advice. Organisationssociologisk Praksis.